- في نهاية محضر الجلسة يكتب ،أن هذه تعتبر من أهم المهارات الأساسية المطلوبة للوظيفة، وتتمثل في مجموعة من الملاحظات التي يتم تسجيلها خلال الاجتماع، والتي يتم من خلالها تسليط الضوء على القضايا الرئيسية التي تمت مناقشتها، و تم تطوير المقترحات المقابلة والتصويت عليها. تكمن أهمية هذه المقالة في السطور التالية التي ستشير إلى التعريف الكامل لجميع المعلومات المتعلقة بمحضر الاجتماع، بالإضافة إلى أهم الأشياء والنصائح التي يجب معرفتها عند كتابة المحضر سوف يشار إليها بشكل صحيح.
في نهاية محضر الجلسة يكتب
هذه هي الملاحظات المأخوذة من المناقشات والقرارات المتخذة خلال الاجتماعات، سواء في الأماكن الرسمية أو غير الرسمية، حيث يتم تدوين الملاحظات حول الاجتماع لتسجيل المناقشة للرجوع إليها لاحقًا، ويحتوي محضر الاجتماع على عدد من النقاط المهمة لـ انصح. المحاضر، وأهمها تاريخ الاجتماع، وأسماء الحاضرين والغائبين، واعتماد أو تغيير محضر الاجتماع السابق، بالإضافة إلى معرفة القرارات المتخذة بشأن كل بند من بنود جدول الأعمال.، مثل الإجراءات المتخذة أو المتفق عليها وغيرها.
يكتب في ختام محضر الاجتماع
يعد تدوين المحاضر من أهم المهارات التي يجب أن يتمتع بها كل موظف، وفي نهاية المحضر يجب الإشارة إلى عدة نقاط مهمة، بما في ذلك وقت الانتهاء وتوقيعات المشاركين وتوقيت المحاضر. الاجتماع القادم، ومن هنا نستنتج أن الإجابة الصحيحة على السؤال المطروح هي كالتالي
- حدد وقت الانتهاء.
- توقيع الحضور.
- حدد موعد الاجتماع القادم.
مراحل كتابة البروتوكول
يعد تكوين سجل دقيق لما حدث أثناء مناقشة الاجتماع من أهم الأمور التي يجب الاهتمام بها أثناء الاجتماعات التي تعقد في المؤسسات أو الشركات، ويستند هذا السجل إلى خمس خطوات رئيسية وهي
- مرحلة التخطيط المسبق.
- مرحلة التسجيل.
- مرحلة الكتابة.
- مرحلة إعلان محضر الاجتماع.
- احفظ الإدخال للرجوع إليه في المستقبل.
ما الذي تبحث عنه عند كتابة بروتوكول
هناك بعض الأشياء والنصائح المهمة التي يجب مراعاتها عند تدوين محضر الاجتماع، وهي
- اكتب عدد وأسماء الأعضاء الحاضرين.
- إبلاغ المشاركين الغائبين بالمناقشة والقرارات المتخذة.
- سجل النقاط البارزة والنتائج والتوصيات الخاصة بالاجتماع.
- اجلس بجانب مدير الاجتماع لتسجيل القرارات.
- وضع اسم وتوقيع محضر محضر الاجتماع.
- اكتب محضر الاجتماع كاملاً بصيغة الماضي واحرص على التوقيع عليه إذا كان رسميًا.
- الحفاظ على سلامة المحاضر أو السجلات لغويًا وإملائيًا، وعدم كتابة الكثير من الآراء الشخصية.
بهذا تختتم المقالة التي احتوت على التساؤل عما يوجد في ختام محضر الاجتماع، بعد تحديد محضر الاجتماع وأهم المعلومات عنه، وكذلك أهم الأسئلة والنصائح المفيدة على تعرف على محضر الاجتماع، عندما أكتب البروتوكول.